Privacy – algemene verordening privacygegevens – AVG

Edelo is aangesloten bij de NGS ( Nederlands Genootschap voor Sportmassage). De NGS hanteert duidelijke richtlijnen omtrent de privacy. Vanuit de overheid zijn de regels verder aangescherpt in de AVG-wet. Hieronder ziet u uiteengezet hoe uw gegevens worden gebruikt en beschermd.

Persoonsgegevens verzamelen ten behoeve van het uitvoeren van de praktijk
Bij de intake en via het contactformulier op de site vraag ik u om uw contactgegevens te in te vullen. Deze verwerk ik in een cliëntendossier. Dit dossier bevat uw gegevens en informatie die mij een beeld geven van uw situatie (sociaal, werk, sport, blessures, blessuregeschiedenis, gezondheid).

Uw contactgegevens gebruik ik om rekeningen te versturen of een tikkie via uw mobiele nummer. Verder bel, mail of app ik als er afspraken verzet moeten worden. Vanaf nu vraag ik alleen nog om uw contactgegevens en niet specifiek om uw geboortedatum, adres, beroep. Mocht het voor u relevant zijn om deze informatie aan mij te geven, in verband met uw klacht of massagebehoefte, dan heb ik deze gegevens wel nodig.

De informatie over uw situatie helpen mij bij het inschatten van uw massagevraag, die ik vervolgens samen met u doorneem. U geeft mij uiteindelijk toestemming of zogezegd opdracht tot het uitvoeren van mijn/ ons plan. Hiervoor is het belangrijk dat ik alle relevante informatie omtrent uw gezondheid ontvang. Ik neem een lijst met ziektebeelden en klachten met u door, zodat u weet wanneer het voor mij niet toegestaan is om te masseren en voor u verstandiger om geen massage te ondergaan. We hebben zo beiden verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een effectieve massage zonder gezondheidsrisico’s.

Persoonsgegevens uitwisselen bij klachtenprocedure
Via de NGS loopt voor Edelo een klachtenregeling. Mocht het zover komen dat een klacht door u wordt ingediend bij de NGS, dan worden ten behoeve van de klachtverwerking persoonsgegevens uitgewisseld.   Dit valt onder de lidmaatschapovereenkomst van de NGS. Hiervoor geeft u toestemming, omdat u zelf de klacht indient. De klachtenregeling via het NGS wordt alleen ingezet als we samen niet uit het probleem kunnen komen. Tot op heden is er nog niet van dit recht gebruik gemaakt.

Vertrouwelijke informatie
In uw dossier staat zogezegd het massageplan. Veel mensen zie ik periodiek. Het dossier krijgt dan een vervolg in de vorm van een logboek. Ik houd bij wat ik heb gedaan, met welk doel. Ook maak ik korte aantekeningen van waar we het over gehad hebben. Dit houd ik zo algemeen mogelijk. Ik hecht waarde aan onze relatie, daarom vind ik het belangrijk te kunnen informeren naar zaken die speelden tijdens de laatste massages. Het is voor mij een geheugensteun, die me de rust en zekerheid geeft om verder te gaan waar we gebleven waren. In dit logboek schrijf ik kort, oordeelvrij, respectvol. U mag dit altijd inzien en zo gewenst veranderen of verwijderen. Deze informatie blijft prive, wordt niet met anderen gedeeld of besproken.

Uw eigendom
Uw dossier is uw bezit, op mijn laptop. Ik verwerk de gegevens in Word en bewaar deze uitsluitend op mijn laptop ( niet in the cloud) en als back-up heb ik een externe losse harde schijf, waarop ik eens in de zoveel tijd mijn gegevens zal gaan opslaan.
U kunt altijd inzage vragen, bewoordingen laten veranderen, uw dossier opvragen of zelfs laten verwijderen. In dat geval heb ik geen gegevens meer van u. Bij een nieuwe aanvraag, geeft u uw gegevens dan weer aan mij door.

Het cliëntendossier geef ik nooit door aan derden, tenzij u dit zelf graag wil. In dat geval kan ik het dossier versturen, geven of u doet dit zelf. Ik heb nog niet meegemaakt dat ik bij verwijzing naar andere therapeuten een dossier doorstuurde. Iedere therapeut heeft tot nu toe zelf een intake gedaan en eigen inschattingen gemaakt.

Boekhouding en persoonsgegevens
Voor mijn administratie gebruik ik een online boekhoudprogramma. Dit programma verstuurt ook online rekeningen. Deze rekeningen/ facturen boek ik in. Daarom staan uw contactgegevens ook in dit programma. Het programma is beveiligd met een wachtwoord en alleen voor mij te gebruiken, gegevens worden niet gedeeld. Voorheen voerde ik adresgegevens in, vanaf nu zal ik alleen nog naam, telefoon en mail invoeren.

Uw mobiele nummer en mailadres in mijn telefoon en laptop
De meeste communicatie verloopt via mijn mobiele telefoon. Deze telefoon wordt iedere keer dat deze gebruikt wordt, geopend met een wachtwoord of ontgrendelpatroon. De telefoon schakelt zichzelf na 15 seconden uit op stand-by stand en moet dan weer met een code worden ontgrendeld. De telefoon wordt iedere ochtend door een virusscanner gescreend.

De laptop wordt bij dichtklappen beveiligd door een wachtwoord en gescreend door en virusscanner.
Mijn mails worden via Gmail-Google beveiligd door middel van een wachtwoord, eigen account. Google heeft ook de AVG toegepast.

Op bovenstaande wijze geef ik aan dat ik me bewust ben van mijn verantwoordelijkheid voor de privacy van Edelo bezoekers en /of clienten en handel volgens de voorschriften van de AVG.

Van harte welkom, de dagelijkse praktijk is gelukkig van minder zakelijke aard, gericht op uw lichamelijk (en het daarmee verbonden geestelijk) welzijn. Hopelijk tot binnenkort,

Eva Dekker-Looman, Edelo